Accounts Payable Specialist
DISTRIBUTIONS MACCHI INC.Overview We are a premier importer and distributor of high-quality food products , proudly serving the Canadian market for over 20 years . With a proven track record of year-over-year growth, we supply top-tier restaurants and retail stores across the Greater Montreal and Quebec City areas, as well as major distributors and specialized shops nationwide. As we continue to expand, we are looking for a detail-oriented, bilingual Accounts Payable Specialist to join our finance team. This is a full-time, fully on-site position in Montreal, QC . Duties Invoice Management: Receive, code, and enter local and international food vendor invoices into QuickBooks. Three-Way Matching: Match invoices against inventory purchase orders and bill of lading documents. Payment Execution: Prepare weekly check runs, Canadian ACH/EFT payments, and international wire transfers. Vendor Relations: Communicate comfortably in both English and French with food suppliers, freight forwarders, and customs brokers. Account Reconciliation: Reconcile monthly vendor statements and internal accounts payable ledgers. Month-End Support: Assist with month-end closing, inventory valuation tracking, and Canadian tax compliance (GST/HST and QST). Qualifications Location Availability: Ability to work full-time on-site at our Montreal office. Language: Professional fluency in both English and French (written and spoken) is required to support vendors and stakeholders in Quebec, Canada and internationally. Experience: 2+ years of full-cycle Accounts Payable experience, preferably within the wholesale, distribution, or grocery industries. Software: Proven, hands-on proficiency with QuickBooks and Microsoft Office. Industry Knowledge: Basic understanding of landed costs, freight invoicing, or customs documentation is a strong asset. Skills: High data-entry accuracy, strong communication, and excellent problem-solving skills.red Présentation Nous sommes un importateur et distributeur de premier plan de produits alimentaires de haute qualité, au service du marché canadien depuis plus de 20 ans. Forts d’une croissance constante année après année, nous approvisionnons des restaurants et des commerces de détail de premier ordre dans les régions du Grand Montréal et de Québec, ainsi que des distributeurs majeurs et des boutiques spécialisées à l’échelle nationale. Dans le cadre de notre expansion, nous recherchons un(e) spécialiste des comptes fournisseurs, bilingue et soucieux du détail, pour se joindre à notre équipe financière. Il s'agit d'un poste à temps plein, entièrement sur place à Montréal, au Québec. Responsabilités Gestion des factures : Réceptionner, coder et saisir les factures de fournisseurs alimentaires (locaux et internationaux) dans QuickBooks. Rapprochement en trois points : Vérifier la concordance entre les factures, les bons de commande et les documents d’expédition (connaissances). Exécution des paiements : Préparer les paiements hebdomadaires (chèques, virements électroniques/ACH au Canada et virements bancaires internationaux). Relations avec les fournisseurs : Communiquer facilement, en anglais et en français, avec les fournisseurs alimentaires, les transitaires et les courtiers en douane. Rapprochement des comptes : Effectuer le rapprochement mensuel des états des fournisseurs avec les registres internes des comptes fournisseurs. Clôture de fin de mois : Participer aux processus de clôture mensuelle, au suivi de l’évaluation des stocks et à la conformité fiscale canadienne (TPS/TVH et TVQ). Qualifications Disponibilité : Capacité à travailler à temps plein sur place, dans nos bureaux de Montréal. Langues : Maîtrise profession…