HR & Administrative Specialist (Bilingual Chinese/English)
PP Warehouse IncHR & Administrative Specialist（人事行政专员） Location: Ontario, CA Job Type: Full-Time | On-site Pay: $23.00–$25.00 per hour 职位概述 / Job Summary 我们正在招聘一名积极主动、执行力强的 HR & Administrative Specialist（人事行政专员），负责支持公司美国业务及仓库的日常行政运营与基础人事工作。 该岗位以行政采购、供应商协调、办公及仓库设施管理、日常行政事务为主要职责，同时协助招聘、员工入离职、考勤核对、员工档案维护及相关 HR 流程的执行，根据公司既定流程及审批权限开展工作。涉及复杂员工关系、薪资审批、政策制定及重大合规事项时，能够及时发现并上报提交相关负责人处理。 我们希望候选人不仅能够高效完成日常事务，还能够主动发现问题、协调资源、持续跟进并推动问题解决，具备良好的独立工作能力、成本意识及跨部门沟通能力。 一、人力资源支持 / HR Operations Support 1. 招聘及员工入离职 协助发布招聘职位、筛选简历、联系候选人及安排面试； 协助对接招聘平台、Staffing Agency 及内部用人部门； 跟进入职文件、Form I-9 流程及员工入职手续； 协助新员工 Orientation、岗位调整及离职手续； 维护员工档案及相关 HR 记录，确保资料准确、完整。 2. 考勤及人事数据管理 定期收集、整理及初步核对员工 Time Card、请假及加班记录； 协助收集异常工时说明及相关记录，提交复核； 协助维护 PTO、Sick Leave 及员工出勤记录； 按要求整理 Payroll 所需的基础数据及支持文件； 对发现的工时、休假或薪资相关异常及时反馈并跟进。 3. 员工日常支持 协助解答员工入职、考勤、休假及公司政策等常规问题； 协助执行公司 HR 政策、流程及内部通知； 维护员工资料的准确性及保密性； 对复杂员工关系、薪资争议及合规事项及时向相关负责人汇报。 二、行政管理 / Administration 1. 行政采购及物资管理 负责办公用品、仓库日常耗材及行政物资的采购协调； 根据部门需求收集采购申请、询价及供应商报价； 整理采购比价信息，按照公司审批流程提交采购申请； 跟进订单、收货、发票及付款申请； 建立并维护物资采购、库存及使用记录； 定期汇总采购数据，协助优化采购成本及资源使用效率。 2. 物业及设施协调 负责与 物管、房东及维修供应商沟通； 协调办公室及仓库空调、水电、照明、门禁、卫生等设施问题； 跟进维修进度、费用报价及完成情况； 维护物业、维修及紧急联系人资料； 主动发现并反馈办公及仓库环境中的行政设施问题，推动及时解决。 3. 供应商及日常服务管理 协助寻找、比较及维护行政类供应商； 跟进清洁、垃圾处理、饮用水、办公设备等日常服务； 整理供应商报价、合同、Invoice 及相关记录； 定期整理供应商服务质量、费用及使用情况，提出优化建议； 与 Finance 协调已审批事项的付款资料及进度。 4. 日常办公室及跨部门协调 负责日常办公室行政事务、访客接待、邮件及快递处理； 协助管理办公设备、钥匙、门禁及公司行政资产； 配合仓库运营团队处理日常行政支持需求； 根据工作安排支持不同仓库及美国业务地点的行政事务； 定期整理行政采购、供应商、设施维修及其他待办事项的工作记录； 及时汇报工作进展、异常情况及处理结果，确保事项得到有效跟进和落实。 三、任职要求 / Qualifications 大专或本科以上学历，Human Resources、Business Administration 或相关专业优先； 1–3 年以上美国公司 HR、行政或相关工作经验； 有物流、海外仓、3PL、电商或供应链行业经验优先； 熟悉美国公司日常人事及行政工作流程； 了解 Time Card、Payroll Support、PTO、Sick Leave 等基础流程； 熟练使用 Microsoft Office，包括 Excel、Word、Outlook，具备良好的数据整理及文档管理能力； 有 ADP、Paychex、Feishu 或其他 HRIS、协同办公系统使用经验者优先； 具备良好的中英文沟通能力（Mandarin Chinese & English required），能够使用中英文进行日常工作沟通； 具备较强的组织协调、问题解决及多任务管理能力； 工作细致、责任心强，能够独立跟进并完成任务； 具备良好的成本意识、保密意识及团队协作能力； 必须已具备在美国合法工作的身份， 公司不提供工作签证 Sponsorship。 四、我们期待的候选人 / Ideal Candidate 我们希望找到一位 Proactive、Organized、Detail-Oriented、Hands-on 的团队成员。 这个岗位不仅需要处理日常行政及基础 HR 事务，更需要具备主动发现问题、独立协调资源及持续跟进的能力。 你应当能够： 主动推动工作，而不是被动等待指示； 面对采购、维修或员工问题时，主动寻找解决方案； 合理安排工作优先级，及时反馈进展及处理结果； 注重成本控制、工作效率和执行质量； 善于跨部门沟通，能够协调不同团队的日常需求； 适应物流及海外仓业务的工作节奏。 有美国仓储、物流或 3PL 行业 HR & Administration 实际工作经验的候选人优先考虑。 Pay: $23.00 - $25.00 per hour Benefits: 401(k) matching Dental insurance Health insurance Paid time off Work Location: In person