Master Scheduler, Exam Delivery - Temporary until July 9, 2027

Job Title:
Master Scheduler, Exam Delivery and Logistics
TMCE – Exams Delivery
Temporary until July 9, 2027

Detailed Description
Today, the Royal College has over 55,000 members and the vision remains to advance the learning for specialist physicians to deliver the best health care for all. The Royal College partners and collaborates to lead the evolution of specialty medical education and standards; support specialist physicians, learners and teams to continuously improve; and advocate for excellence in specialty medicine by supporting innovation, well-being, equity and person-centered care. We are a national, nonprofit organization established in 1929 by a special Act of Parliament to oversee the medical education of specialists in Canada.

Reporting to the Team Lead, Exam Delivery, you are responsible for overall planning and execution of examinations from a global perspective through the creation and maintenance of an exam delivery schedule. You will create, maintain, and measure on key production and operations metrics, capacity planning, as well as quality and risk management. You will also collaborate with other Royal College units to align The McLaughlin Centre for Evaluation (TMCE’s) exam delivery activities with those of the larger Royal College.

Here’s an insight into your typical day to day:
In collaboration with internal teams and hotel vendors, you will determine the logistical requirements for exams. Using your planning skills and attention to detail, you will construct the exam delivery schedule including milestones, events and corresponding unit schedules, with the goal of eliminating bottlenecks and ensuring successful delivery of programs and services and identifying opportunities for standardization. You will monitor the exam delivery schedule during all project phases, including the tracking of all resources (material, technical, human) to ensure the efficiency and quality of major deliverables. With the goal of ensuring that exam candidates have the best possible experience, you will make recommendations and negotiate changes with venues, internal teams and contractors.

During live exams, you will be responsible for overseeing the work of an assigned shift of exam logistics coordinators to ensure that all activities are planned and implemented. You will maintain internal cross-functional relationships to serve client needs and act as the primary liaison between Royal College staff and internal and external suppliers related to equipment requirements, installations, procedures, logistics and schedules.

Working closely with hotel contacts at all exam sites, you will confirm/modify room block allocations for written and applied exam components, for both candidates and examiners. Reviewing floor plans will be a key component to ensure best use of space and you will take care of any changes with the hotel for any site requirements.

Overtime is required during weekdays and some weekends during the examination period (February-June, August-November).
Does this sound like you?
• Level of education, training, and experience equivalent to a diploma in Business Administration, Meetings and Events Planning or related field.
• Three years of directly related experience in a medical or educational environment or in event planning.
• Coordination, organizational, time management and project management skills to plan and coordinate activities, prioritize work, manage own day-to-day work, and in some instances, influence work priorities and deliverables of others.
• Ability to establish and maintain working relationships and exchange or provide information/instruction in a clear and professional manner both internally and externally.
• Ability to exercise a high level of discretion and judgment when dealing with confidential data/issues/situations.
• Ability to identify potential problem issues of exams and develop possible solutions.
• Intermediate computer software skills required in Word, Excel, Outlook, experienced using databases. Able to identify and learn new programs and software skills.
• Capability to work in a team environment.
• Keeps abreast of issues and new policies.
• Ability to work under stress and be prepared to work overtime when required.
• Travel within Ontario, for periods of days at a time during exam seasons is required.
Assets: Planning designations such as PMP, PLog (manufacturing), Events Management, Quality (e.g., Six Sigma or Lean) and ability to write and speak French.
How to get noticed?
Please apply through our UKG recruitment platform with your résumé, covering letter and salary expectations by February 03, 2026.

The Royal College invites applications from all qualified applicants. The Royal College is strongly committed to employment equity and diversity in the workplace and encourages applications from Black, racialized/visible minorities, Indigenous/Aboriginal people, women, persons with disabilities, and 2SLGBTQQIA+ persons.

We sincerely thank all applicants for their interest; however, we will only contact those under consideration. An eligibility list may be established for similar positions of various tenures. The list will be retained for a maximum period of 18 months.

The Royal College supports a hybrid work environment which includes a combination of working both onsite in Ottawa and from home.

The Royal College will provide support in its recruitment processes for applicants with disabilities, including accommodation that considers an applicant’s accessibility needs. If you require accommodations during the interview process, please contact careers@royalcollege.ca

Please note that the job advertisement will no longer be available once the position has closed.

Band 6 - Hourly rate ranges from $34.70 to $43.35

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Titre du poste :
Planificatrice ou planificateur principal, Prestation des examens et logistique
CEM-Examens
Affectation temporaire jusqu’au 9 juillet 2027

Description détaillée
Le Collège royal des médecins et chirurgiens du Canada compte aujourd’hui plus de 55 000 membres, mais sa vision reste la même : faire progresser l’apprentissage des médecins spécialistes pour offrir les meilleurs soins de santé à toute la population. De façon concertée et en partenariat, le Collège royal dirige l’évolution de la formation médicale spécialisée et des normes dans ce domaine, et contribue ainsi à l’amélioration constante des médecins spécialistes, de la communauté apprenante et des équipes professionnelles. En outre, son appui à l’innovation, au bien-être, à l’équité et aux soins centrés sur la personne reflète son engagement à l’égard de l’excellence en médecine spécialisée. Le Collège royal est un organisme d’envergure nationale et sans but lucratif créé en 1929 en vertu d’une loi spéciale du Parlement pour encadrer la formation médicale des spécialistes au Canada.

Relevant de la gestionnaire, Prestation des examens, vous êtes responsable de la planification et de l’exécution générales des examens, dans une perspective globale, et vous avez la tâche de créer et de tenir à jour un calendrier d’examens. Vous assurerez la création, la mise à jour et la mesure de paramètres clés de production et d’exploitation, de planification de la capacité et de gestion de la qualité et du risque. Vous collaborerez également avec d’autres unités du Collège royal afin d’harmoniser les activités de prestation des examens du Centre d’évaluation McLaughlin (CEM) avec celles du Collège royal dans son ensemble.

Aperçu de votre rôle au quotidien :
En collaboration avec équipes internes et fournisseurs hôteliers, vous déterminerez les exigences logistiques des examens. Grâce à vos compétences en planification et à votre souci du détail, vous établirez le calendrier de prestation des examens, dont les étapes clés, les événements et les calendriers des unités correspondantes, dans le but d’éliminer les goulots d’étranglement, d’assurer la prestation efficace des programmes et des services, et de déterminer les possibilités de normalisation. Vous surveillerez le calendrier de prestation des examens durant toutes les phases du projet, notamment le suivi de toutes les ressources (matérielles, techniques et humaines) afin d’assurer l’efficacité et la qualité des principaux produits livrables. Pour vous assurer que les candidats et candidates aux examens ont la meilleure expérience possible, vous ferez des recommandations et négocierez des changements avec lieux, équipes internes et sous-traitants.

Durant les examens en direct, vous serez responsable de superviser le travail d’un groupe affecté à la coordination logistique des examens pour veiller à ce que toutes les activités soient planifiées et mises en œuvre. Vous entretiendrez des relations interfonctionnelles internes pour répondre aux besoins de la clientèle et assurerez la liaison entre le personnel du Collège royal et les services internes et externes en matière d’équipement, d’installations, de procédures, de logistique et d’horaires.

En étroite collaboration avec les personnes-ressources dans tous les centres d’examen hôteliers, vous confirmerez ou modifierez l’attribution des salles pour les volets écrit et appliqué des examens, tant pour les candidats et candidates que pour les examinateurs et examinatrices. Vous passerez en revue les plans d’étage pour assurer une utilisation optimale de l’espace et vous ferez apporter tout changement requis pour répondre aux exigences sur place.

Des heures supplémentaires sont à prévoir la semaine et certaines fins de semaine pendant la période des examens (de février à juin et d’août à novembre).
Ce profil vous correspond?
• Formation et expérience équivalentes à un diplôme en administration des affaires, en planification d’événements et de réunions ou dans un domaine connexe.
• Trois années d’expérience directement liée au poste dans un milieu de médecine, d’éducation ou de planification d’événements.
• Sens de la coordination, de l’organisation, de la gestion du temps et de la gestion de projet pour planifier et coordonner les activités, établir les priorités du travail, gérer ses propres tâches quotidiennes et, dans certains cas, influer sur les priorités de travail et les produits livrables d’autres personnes.
• Capacité à établir et maintenir de bonnes relations de travail, et à transmettre de l’information ou des directives de façon claire et professionnelle, tant à l’interne qu’à l’externe.
• Grande discrétion et excellent jugement lors du traitement de données, de questions ou de situations confidentielles.
• Capacité de repérer les problèmes potentiels liés aux examens et de trouver des solutions.
• Connaissance intermédiaire des logiciels Word, Excel et Outlook, et expérience des bases de données. Volonté de se tenir à l’affût des nouveaux programmes et des nouvelles compétences informatiques et à les maîtriser.
• Capacité à travailler en équipe;
• Suivi des enjeux et des nouvelles politiques.
• Capacité de travailler en situation de stress et volonté de faire des heures supplémentaires au besoin.
• Capacité de se déplacer en Ontario, plusieurs jours à la fois durant les saisons des examens.
Atouts : Désignations de planification comme PMP, PLog, en gestion et qualité des événements (p. ex. Six Sigma ou Lean) et capacité d’écrire et de parler en français.
Pour postuler?
Veuillez poser votre candidature dans la plateforme de recrutement UKG, et joindre votre curriculum vitæ, une lettre de motivation et vos attentes salariales d’ici le 3 février 2026.

Le Collège royal invite toutes les personnes qualifiées à postuler. Fermement engagé à respecter l’équité en matière d’emploi et la diversité en milieu de travail, il encourage les personnes noires, autochtones ou appartenant à un groupe ethnique particulier, les femmes, ainsi que les personnes handicapées et 2ELGBTQI+ à poser leur candidature.

Nous remercions toutes les personnes qui manifestent leur intérêt, mais nous ne communiquerons qu’avec celles dont la candidature aura été retenue. Une liste d’admissibilité pourrait être établie afin de pourvoir des postes similaires de durées diverses. La liste sera conservée pendant 18 mois.

Le Collège royal favorise un mode de travail hybride, combinant le travail sur place à Ottawa et le travail à domicile.

Le Collège royal apportera son soutien aux personnes handicapées dans le cadre de ses processus de recrutement, notamment en proposant des mesures d’adaptation qui tiennent compte de leurs besoins en matière d’accessibilité. Si vous souhaitez vous en prévaloir, communiquez avec nous à l’adresse careers@collegeroyal.ca.

Échelon 6 - Taux horaire de 34,70 $ à 43,35 $